Olá leitores. Vamos conversar um pouco sobre alguns problemas comuns em Intranets e como torná-las mais atraentes para os seus usuários.
A Intranet está pronta, mas os acessos não são os esperados?
A Intranet está implantada, já sofreu as primeiras manutenções e está sendo acompanhada pelo suporte técnico e manutenção. Está indo tudo bem? Mas parece que alguns indicadores nos alertam que os acessos ainda estão bem aquém do esperado. O que está havendo? Falta propaganda? Será boicote de algum setor? O design é fraco? O que está faltando para que os funcionários a tenham ao seu lado no dia-a-dia e aproveitar todos os seus benefícios?
Talvez ela esteja precisando de alguns atrativos para chamar atenção dos funcionários, mas como resolver isto?
Já tratamos em outro texto (1) da importância da Intranet como ferramenta colaborativa, da forma que ela pode modificar a cultura da empresa e da sua importância para alavancar negócios. Então como mudar este cenário?
A Intranet tem como seu principal papel o de estreitar as relações entre os empregados e a empresa, quando age de forma eficaz como uma ferramenta que une a informação, acessada de forma rápida e simples e os seus principais usuários.
Ela não é de uma única área e sim de todos. Mas lógico que deverá existir uma área responsável pela manutenção, monitoramento, centralizando as mudanças, reclamações, sugestões, enfim a responsável pelo seu bom desempenho junto aos funcionários. Só que todos devem saber disto, jamais devem pensar que a Intranet é da área de Informática ou mesmo do Marketing.
Caso existam computadores em locais estratégicos espalhados pela empresa, eles estão bem localizados? Existe propaganda divulgando a Intranet? Existem empregados que fazem o papel de "instrutores" ou "divulgadores"? E os micros dos funcionários estão permitindo acessos sem problemas? São relatados problemas de acesso, tempo de resposta, travamento da máquina?
Não podemos esquecer também as dicas de usabilidade, dos padrões que estão cada vez mais nos cercando no mundo WEB. Os funcionários estão adaptados aos computadores? Estão plenamente familiarizados com teclas, termos, mecanismo de acesso aos dados? Ícones mais comuns? A empresa, num esforço comum, deve fazer com que seja "quebrado o gelo" e os funcionários possam usufruir ao máximo o que esta poderosa ferramenta traz.
Dicas para torná-la mais atraente.
Que tal revisar o design, as áreas envolvidas, o conteúdo, os termos utilizados, a regularidade das atualizações, o tempo de resposta, a facilidade de se achar determinados assuntos, etc.. E analisar todos os registros que chegam sobre sugestões, reclamações, etc. Isto é o que alguns chamam de "ouro em pó".
De posse de todas estas informações poderemos traçar algum plano, alguma estratégia. Aí vão algumas dicas:
01 - Interação com os funcionários
Checar constantemente como esta a relação dos empregados com a Intranet, quer seja por acessos, quer seja por pesquisas, etc. Eles devem estar sempre sintonizados com a empresa, via Intranet. Sem a participação efetiva deles ela não sobrevive.
02 - Manutenção do conteúdo.
Este é um dos mais importantes desafios. É necessário manter o conteúdo atualizado, mas a que custo? Triste acessar mensagens com datas ultrapassadas (um "banner" informando sobre uma promoção interna que se encerrou há mais de um mês) e/ou conteúdos ("mensagem do presidente Sr. Fulano" só que ele já se aposentou há meses). E informação errada então nem pensar (ramal do setor de férias trocado, direcionando as pessoas para o setor de demissão, horrível esta hein?). Os lideres dos setores envolvidos tem grande importância nesta hora, nada de deixar pra amanhã uma atualização importante, "calma o mundo não acaba amanhã!" nem pensar, tem que fazer, vamos fazer! Tem que haver comprometimento.
03 - Periodicamente revise o design.
Não existe design eterno, reveja os padrões, pesquise as novidades do mercado, obtenha informações sobre a facilidade de acesso.
04 - Analise os problemas que são reportados.
Não somente resolva problemas, pense mais na frente, pense em como evita-los, crie estatísticas. Como se diz aprenda com os erros.
05 - Alinhamento com a estratégia da empresa.
Verifique se a Intranet esta na mesma direção das estratégias da empresa.
06 - Os assuntos disponibilizados devem ser realmente interessantes.
O que não falta é assunto, mas todos são realmente relevantes? Estão de acordo com que a empresa tem divulgado? Podemos tratar de assuntos específicos de uma área, mas também devemos ter assuntos da empresa como um todo e se possível até do mercado. E por que não comentar as ações corporativas?
07 - Estatísticas podem ser obtidas através do uso da Intranet.
Use enquetes para saber mais dos seus funcionários, não só para assuntos da empresa, mas também qual a sua opinião sobre a empresa,sobre o país, sobre o mercado que a empresa atua. Faça até concursos com votação pela Intranet, tudo muito democrático. Divulgue o que mudou depois de uma sugestão de um funcionário.
Conclusão
O uso adequado e eficaz da Intranet pode dar um diferencial para a empresa. Vamos chamar os empregados para participar, uma chamada franca, leal, honesta, pois ella é uma ferramenta essencialmente colaborativa, que esta sempre em evolução e precisa da participação ativa e intensa de seus usuários.
Atenção especial na gestão de pessoas, pois elas não como as máquinas. Vamos atentar também aos focos de resistências e enfrentá-los. Desde o início de um projeto de Intranet precisamos estar preparados para o envolvimento adequado dos funcionários, trabalhando em conjunto, para posteriormente tratarem a Intranet como uma ferramenta comum do seu dia-a-dia.
Por: Alexandre Mendes possui curso superior em Informatica e Administração de Empresas, além de MBA
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